WOBEI HILFT IHRE KANZLEIVOICE?

Diese Herausforderungen kennen Sie bestimmt...

Das Telefon nervt


Mandanten, Interessenten oder auch Dienstleister rufen laufend an – Ihr Team wird ständig unterbrochen, konzentriertes Arbeiten kaum möglich.

Dabei wollten Sie längst effizienter und strukturierter aufgestellt sein. Mit Ihrer KanzleiVoice ist Ihre Kanzlei jederzeit erreichbar - freundlich, zuverlässig und professionell…

Schlechte Erreichbarkeit

Neue Mandantenanfragen oder Bewerbungen kommen unstrukturiert rein. Es ist unmöglich spontan erreichbar zu sein und gleichzeitig professionell zu filtern.

Mit Ihrer KanzleiVoice sind Sie rund um die Uhr erreichbar und können jedes Anliegen smart filtern und intelligent verarbeiten.

Zu viel Aufwand für zu wenig Output?

Anrufe weiterleiten, Nachrichten notieren, Termine koordinieren – alles kostet Zeit, ohne echten Mehrwert. Und das jeden Tag aufs Neue.

Ihre KanzleiVoice kann Termine organisieren, Erinnerungen verschicken oder direkt auf Fachfragen anworten.

IHRE VORTEILE

Das kann Ihre KanzleiVoice für Sie tun

Mandanten Auskunft erteilen

Mandanten & Bewerber anrufen

Anliegen & Termine automatisch koordinieren

Mitarbeitende spürbar entlasten

UNSERE LEISTUNGEN

So bringt KanzleiVoice Ihre Kanzlei spürbar voran

Smarte Anrufannahme

Unsere KI nimmt Anrufe intelligent entgegen, priorisiert Anliegen und leitet sie bei Bedarf gezielt weiter.

Mandantenservice

Wichtige Informationen und häufige Fragen werden direkt am Telefon beantwortet – rund um die Uhr.

Arbeitgeber-Benefit

 Das Arbeiten mit KanzleiVoice in Ihrer Kanzlei wird qualifizierte Bewerber ansprechen und überzeugen.

1000+ Anbindungen

Durch die Integration in Ihr Mandantensystem kann die KI auch spezifische Fragen beantworten – ohne Mehraufwand.

Ausgehende Anrufe automatisiert

Ihre KanzleiVoice kann z.B. Bewerber aktiv kontaktieren, qualifizieren und Termine vereinbaren.

Ausführliches Feedback

Die Gesprächsinformationen können an den verantwortlichen Ansprechpartner weitergeleitet werden.

KANZLEIVOICE

Deshalb entscheiden sich Kanzleien für KanzleiVoice

Erprobte KI

Wir bieten ausschließlich praxiserprobte Lösungen, die in echten Kanzlei-Abläufen funktionieren – keine Experimente, sondern echte Entlastung.

Schneller als eine Fachkraft

Die KI beantwortet auch komplexe Fachfragen in Sekundenschnelle – präzise, verständlich und ohne Rückfragen an das Team. So entsteht echte Entlastung, ganz ohne Wartezeit oder Rücksprachen mit dem Steuerberater.

Innovation inklusive

Neben stabiler Technik denken wir weiter: Wir entwickeln kontinuierlich neue Ansätze, um Ihre Kanzlei im Alltag noch besser zu entlasten – und Ihr Image zu stärken.

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IHRE ENTLASTUNG IST UNSER ERFOLG

Gemeinsam bringen wir Ihre Kanzlei auf ein neues Effizienzniveau

Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Kanzlei entlasten – durch smarte Telefonautomatisierung, effiziente Terminkoordination und spürbare Zeitgewinne für Ihr Team. Wir kennen die Herausforderungen im Kanzleialltag und haben bereits zahlreichen Steuerkanzleien geholfen, sich spürbar zu entlasten und professioneller aufzustellen.

Seit wir KanzleiVoice im Einsatz haben, ist unser Alltag spürbar entspannter. Anrufe werden professionell angenommen und nur noch relevante Gespräche durchgestellt. Mein Team kann konzentrierter arbeiten – und unsere Mandanten sind trotzdem bestens betreut.“
Jens Hoffmann
Steuerberater aus Hamburg
Besonders begeistert hat mich die Integration in unsere bestehenden Abläufe. Termine, Rückfragen, sogar Urlaubsvertretung – alles wird automatisch geregelt. Ich hätte nie gedacht, dass eine KI so zuverlässig funktioniert. KanzleiVoice ist für uns und unser Team ein echter Zeit- und Nervengewinn.
Matthias Wessing
Steuerberater aus Köln
Ich war anfangs skeptisch, ob eine Telefon-KI wirklich zu einer Anwaltskanzlei passt. Heute bin ich überzeugt: Mandanten fühlen sich gut betreut, Rückfragen werden dokumentiert, und ich spare täglich wertvolle Zeit. Besonders bei spontanen Anrufen ein echter Gamechanger.
Dr. Thomas Langer
Fachanwalt für Arbeitsrecht

GRÜNDER

Tim Wöhler

Mein Name ist Tim Wöhler. Seit mehreren Jahren unterstütze ich Steuerkanzleien dabei, ihre Prozesse zu digitalisieren, die richtigen Mitarbeitenden zu gewinnen und durch intelligente Automatisierung endlich mehr Zeit für das Wesentliche zu schaffen.

Mit meinem Unternehmen KanzleiVoice habe ich mich darauf spezialisiert, digitale Lösungen genau dort einzusetzen, wo sie den größten Effekt haben: im Alltag. Ob Recruiting, Kommunikation oder Organisation – ich weiß, wie anspruchsvoll es sein kann, eine Kanzlei zu führen und gleichzeitig modern aufzustellen.

KanzleiVoice ist aus genau diesem Bedarf entstanden: Ein smarter, verlässlicher Kommunikationspartner am Telefon, der Mandantenanfragen, Terminwünsche und Bewerbungen zuverlässig entgegennimmt – und dabei Ihr Team entlastet.

Ich bin überzeugt: Die Zukunft der Kanzlei ist digital – aber nicht unpersönlich. Mit der richtigen Technologie lassen sich Zeitfresser eliminieren, Professionalität steigern und Freiräume für das schaffen, was wirklich zählt: Ihre Facharbeit und Ihre Mandanten.

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Unser Standort in Grünwald

7+

Jahre Branchenerfahrung

3

Jahre Entwicklung

364+

KanzleiVoice-Nutzer

SO FUNKTIONIERT ES

Wie läuft die Zusammenarbeit ab?

01. Erstgespräch anfordern

Nutzen Sie unser Formular und teilen uns mit, wie und wann wir Sie am besten erreichen können.

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02. Kostenloses Erstgespräch

In diesem telefonischen Gespräch analysieren wir gemeinsam Ihre aktuelle Situation und Ihre Ziele.

03. Individuelle Lösung

Auf Basis Ihrer Anforderungen zeigen wir Ihnen konkrete Lösungswege mit KanzleiVoice – passgenau für Ihre Kanzlei.

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04. Langfristige Zusammenarbeit

Wenn Sie von unserem Ansatz überzeugt sind, erstellen wir Ihre KanzleiVoice und sorgen für eine reibungslose Umsetzung.

INTELLIGENTE ENTLASTUNG FÜR KANZLEIEN

Unser Ziel ist es, Steuerkanzleien durch technologische Innovationen spürbar zu entlasten und gleichzeitig professioneller aufzustellen.

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Unsere Mission: Mehr Zeit fürs Wesentliche – durch smarte Kommunikation. Unser Ziel ist es, Ihre Kanzlei mit einer durchdachten Kommunikationsstrategie sichtbar, effizient und modern aufzustellen.

In den letzten Jahren haben wir zahlreichen KanzleiVoice-Kunden geholfen, ihre Prozesse zu optimieren und ihre Mandantenkommunikation zu verbessern. Denn eines ist klar: Nur wer strukturiert und verlässlich erreichbar ist, kann nachhaltig wachsen.

Wir setzen auf intelligente Automatisierung, persönliche Betreuung und technologische Lösungen, die wirklich entlasten – für mehr Zeit, mehr Qualität und mehr Zufriedenheit im Kanzleialltag.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

  • Unsere KI nimmt eingehende Anrufe entgegen, analysiert das Anliegen und leitet entweder weiter, dokumentiert oder beantwortet die Anfrage selbstständig – je nach Konfiguration.
  • In der Regel benötigen wir nach dem Onboarding 20 Werktage, um KanzleiVoice vollständig in Ihre Kanzlei zu integrieren.
  • Alle Daten werden DSGVO-konform verarbeitet. Wir setzen auf deutsche Serverstandorte und verschlüsselte Kommunikation.
  • Ihre KanzleiVoice kann auf Wunsch auch über eine separate Rufnummer betrieben werden.
    In der Praxis richten die meisten Kanzleien eine einfache Rufumleitung ein – so wird jeder eingehende Anruf automatisch von KanzleiVoice entgegengenommen und zuverlässig verarbeitet.
  • Wir übernehmen die komplette Einrichtung – inklusive Konfiguration, individueller Anpassung und Schulung Ihres Teams.
  • Ja. Über individuelle Regeln und Prioritäten können Sie steuern, welche Anrufe automatisiert oder manuell behandelt werden.
  • Sie erhalten bei uns einen festen Ansprechpartner und persönlichen Support – per Telefon, E-Mail oder Videocall.
  • Die monatlichen Kosten für KanzleiVoice richten sich flexibel nach der Größe und Anrufaufkommen Ihrer Kanzlei und liegen je nach Bedarf zwischen 600 € und 3.000 € mtl..

FAQs

Was könnte gegen KanzleiVoice sprechen?

  • Ja. Ihre KanzleiVoice erfüllt alle Anforderungen der DSGVO. Die KI läuft auf deutschen Servern, arbeitet mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und wurde speziell für den datensensiblen Einsatz in Kanzleien entwickelt. Wir richten die Lösung so ein, dass keine sensiblen Daten ungewollt verarbeitet oder gespeichert werden.
  • Ihre KanzleiVoice ersetzt keine persönliche Beratung, sondern entlastet Ihr Team bei wiederkehrenden Anfragen, Terminwünschen oder einfachen Anliegen. Mandanten erleben so eine schnelle, freundliche Erreichbarkeit – während Sie mehr Zeit für den persönlichen Austausch bei wichtigen Themen gewinnen.
  • Ja – innerhalb eines klar definierten Rahmens. KanzleiVoice wird individuell auf Ihre Kanzlei eingestellt und greift bei Bedarf auf Daten aus DATEV oder anderen Systemen zu. So kann sie gezielt Auskünfte geben, die sonst Ihr Team binden würden – und bleibt bei komplexeren Themen neutral oder leitet weiter.
  • Bereits ab 2–3 entlasteten Stunden pro Woche pro Mitarbeiter rechnet sich KanzleiVoice in den meisten Kanzleien. Zusätzlich gewinnen Sie Struktur, Professionalität und schnellere Reaktionszeiten – das zahlt sich aus: in Zeit, Qualität und Mandantenzufriedenheit.
  • Die KI erkennt Eskalationen oder komplexere Anfragen automatisch und kann solche Gespräche an einen zuständigen Ansprechpartner weiterleiten oder eine Rückrufbitte generieren. Sie behalten jederzeit die Kontrolle.
  • Nein – wir übernehmen die komplette Einrichtung für Sie. Von der technischen Integration bis zur Textgestaltung und Schulung erhalten Sie alles aus einer Hand. Ihr Team wird intuitiv durch die Funktionen geführt – ohne technischen Aufwand für Sie.

BEISPIELE

Beispiel-Gesprächsabläufe mit Ihrer KanzleiVoice und Ihren Mandanten

Frage zum Gewerbesteuerbescheid

Ihre KanzleiVoice:

"Einen schönen Guten Tag, Kanzlei Hoffmann & Partner, mein Name ist Frank Weidner. Wie kann ich Ihnen helfen?"

 

Mandant:

"Guten Tag, Maximilian Bauer, ich habe eine Frage zu meinem Gewerbesteuerbescheid 23, ist Frau Wons zu sprechen?"

 

Ihre KanzleiVoice:

"Frau Wons befindet sich gerade in einem Gespräch, allerdings kann ich Ihnen auch weiterhelfen. Was für eine Frage haben Sie?"

 

Mandant:

"Genau, da steht ein Bescheidbetrag, den ich nicht nachvollziehen kann - es geht um die Messbetragsfestsetzung."

 

Ihre KanzleiVoice:

"Der Bescheid basiert auf Ihrem Gewerbeertrag abzüglich eines Freibetrags von 24.500 € – die Differenz wurde mit der Steuermesszahl von 3,5 % multipliziert."

 

Mandant:

"Ah, okay – und warum ist dann der zu zahlende Betrag höher als letztes Jahr?"

 

Ihre KanzleiVoice:

"Der effektive Steuerbetrag ergibt sich aus dem Hebesatz Ihrer Stadt. Es kann sein, dass dieser von z.B. 400 % auf 420 % angehoben wurde. Das ist ein möglicher Grund dafür, dass die endgültige Gewerbesteuer höher ausfällt als im Vorjahr, obwohl sich der Gewerbeertrag nur leicht verändert hat."

 

Mandant:

"Alles klar, danke – das erklärt’s."



Ihre KanzleiVoice:

"Gern geschehen. Wenn Sie eine detaillierte Aufschlüsselung als PDF möchten, sende ich Ihnen diese gern per E-Mail zu. Ich kann Ihnen außerdem einen Rückruf von Frau Wons einstellen, sobald sie wieder erreichbar ist. Wünschen Sie das?"

 

Mandant:

"Ja, bitte."

 

KanzleiVoice:

"Perfekt, die Unterlagen gehen Ihnen in wenigen Minuten zu. Wenn Sie weitere Fragen haben, stehe ich jederzeit zur Verfügung."

Relevantes Anliegen - Rückruf durch den Steuerberater

Ihre KanzleiVoice:

"Einen schönen Guten Tag, Kanzlei Hoffmann & Partner, mein Name ist Frank Weidner. Wie kann ich Ihnen helfen?"


Mandant:

"Guten Tag, Schneider, ich hätte eine Frage zu einem geplanten Grundstücksverkauf und den steuerlichen Auswirkungen.?"


Ihre KanzleiVoice:

(KI prüft in Ihrer individuellen Programmierung, ob das Thema als persönliche Beratung oder beantwortbar einzustufen ist)

"Guten Tag, Frau Schneider. Vielen Dank für Ihren Anruf. Da es sich hierbei um eine steuerliche Bewertung handelt, die eine individuelle Beratung erfordert, leite ich Ihr Anliegen gerne an Herrn Steuerberater weiter."

(KI prüft, wer der richtige Ansprechpartner für dieses Thema ist und ruft die Verfügbarkeiten ab)

"Ihr Ansprechpartner Herr Reuter hat morgen um 11:00 Uhr oder am Freitag um 14:30 Uhr ein freies Zeitfenster für einen Rückruf. Welcher Termin passt Ihnen besser?"

Mandant:

"Freitag wäre gut."


Ihre KanzleiVoice:

"Perfekt – ich habe Sie für Freitag, 14:30 Uhr, zum Rückruf durch Herrn Reuter eingetragen. Sie erhalten zur Bestätigung eine E-Mail. Vielen Dank für Ihren Anruf – wir freuen uns auf das Gespräch."


KanzleiVoice:

"Perfekt, die Unterlagen gehen Ihnen in wenigen Minuten zu. Wenn Sie weitere Fragen haben, stehe ich jederzeit zur Verfügung."

SIND SIE BEREIT?

Entlasten Sie Ihr Kanzlei-Team und schaffen Sie mehr Raum für das Wesentliche – mit der intelligenten Telefon-KI von KanzleiVoice.

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