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KanzleiVoice

Funktionen

Was KanzleiVoice erledigt – und wo Ihr Team entscheidet

24 Abläufe aus dem Kanzleialltag, vom Mail-Eingang über die Telefon-KI bis zur Kapazitätsplanung. Bei jedem sehen Sie Schritt für Schritt, was KanzleiVoice übernimmt und wo Ihr Team prüft und freigibt.

Stufenweise eingerichtet. Sie starten mit dem, was am meisten entlastet. Nichts geht ohne Ihre Freigabe raus.

Übersicht

24 Abläufe auf einen Blick

Jeder Punkt steht für einen Schritt im Ablauf: übernimmt KanzleiVoice, entscheidet Ihr Team. In jedem Ablauf entscheidet an mindestens einer Stelle Ihr Team.

E-Mail und Dokumente

Telefon

Nachhalten

Anfragen, Post und Rechnungen

Arbeitsalltag

Für den Inhaber

Sie müssen nicht alles auf einmal einführen. Wir starten dort, wo wenig Aufwand viel entlastet – meist im Postfach – und bauen aus, wenn Ihre Kanzlei so weit ist. So richten wir ein

E-Mail und Dokumente

Jede Mail, jeder Anhang und jeder Bescheid wird gelesen, zugeordnet und vorbereitet. Ihr Team prüft und sendet – meist mit einem Klick.

E-Mail-Eingang

KanzleiVoice liest jede Mandanten-Mail samt Anhängen, ordnet sie zu und legt eine fertige Antwort bereit. Die Fachkraft prüft und sendet mit einem Klick.

  1. KanzleiVoice

    Mail und Anhänge lesen Anliegen, Fristen, Zusagen und Stimmung werden erkannt.

  2. KanzleiVoice

    Zuordnen und priorisieren Mandant, zuständige Person und Dringlichkeit – mit Begründung.

  3. KanzleiVoice

    Antwort vorbereiten Im Ton der Kanzlei. Bei Unklarem liegt eine fertige Rückfrage bereit.

  4. Fachkraft

    Prüfen und senden Ein Klick – oder vorher ändern oder verwerfen.

Prüfen und klicken statt jede Mail selbst schreiben.

Beispiel aus dem Alltag

Herr Yilmaz leitet die Prüfungsanordnung des Finanzamts weiter: „Was muss ich jetzt vorbereiten?“ Sekunden später liegt bei Sandra Weber die Karte mit Frist, drei Aufgaben und fertiger Antwort. Sie ergänzt einen Satz und sendet.

Anhänge und Dokumente

Jeder Anhang wird gelesen, als Dokument erkannt und mit den wichtigsten Daten dem richtigen Vorgang zugeordnet – zum Ansehen und Herunterladen.

  1. KanzleiVoice

    Anhang erkennen PDF, Foto oder ZIP: Dokumenttyp und Lesbarkeit werden geprüft.

  2. KanzleiVoice

    Kerndaten auslesen Beträge, Zeiträume, Fristen und Absender als übersichtliche Felder.

  3. KanzleiVoice

    Richtig zuordnen Mandant, Jahr und Vorgang – änderbar, KanzleiVoice lernt mit.

  4. Fachkraft

    Ansehen und weiterarbeiten Vorschau öffnen, herunterladen oder neue Frist an DATEV übergeben.

Jeder Beleg liegt am richtigen Vorgang – nichts geht verloren.

Beispiel aus dem Alltag

Herr Özdemir schickt fünf Belege für August als Fotos und PDF. KanzleiVoice liest Beträge und Daten und ordnet alles der Buchhaltung August zu. Ein Tankbeleg ist unlesbar, beim Bewirtungsbeleg fehlen Anlass und Teilnehmer – die Rückfrage ist fertig.

Bescheide aus dem DATEV-DMS

Bei DATEV-Anbindung liest KanzleiVoice mit, was im DMS abgelegt wird – gescannt oder elektronisch. Bescheide kommen geprüft beim richtigen Mandanten an.

  1. KanzleiVoice

    Im DMS erkannt Gescannter Brief oder elektronischer Bescheid – sofort gelesen.

  2. KanzleiVoice

    Mandant zuordnen Über Steuernummer, Steuerart und Jahr zum richtigen Mandanten.

  3. KanzleiVoice

    Mit der Erklärung abgleichen Abweichungen und Einspruchsfrist auf einen Blick.

  4. Fachkraft

    Prüfen und abschließen Mail senden, Stand setzen, Frist an DATEV übergeben.

Jeder Bescheid geprüft – ohne Abtippen und Suchen.

Beispiel aus dem Alltag

Der Umsatzsteuerbescheid der Bäckerei Hofmann wird gescannt und im DMS abgelegt. KanzleiVoice ordnet ihn zu und findet die Abweichung: 1.140 € Vorsteuer nicht anerkannt. Sandra Weber bekommt Einspruchsfrist, Aufgaben und die fertige Mail.

Standardantworten gesammelt senden

Routinefragen mit eindeutiger Antwort sammelt KanzleiVoice auf einer Karte. Die Fachkraft prüft die Liste und schickt alle Antworten mit einem Klick.

  1. KanzleiVoice

    Routine erkennen Eingangsbestätigung, Terminfrage, Adressänderung, Stichtag.

  2. KanzleiVoice

    Antworten vorbereiten Nur bei hoher Sicherheit – alles andere bleibt Einzelkarte.

  3. KanzleiVoice

    Zu einer Karte bündeln Statt sechs Unterbrechungen eine einzige Aufgabe.

  4. Fachkraft

    Prüfen und senden Häkchen setzen, bei Bedarf aufklappen und ändern, dann senden.

Sechs Antworten in einer Minute statt sechs Unterbrechungen.

Beispiel aus dem Alltag

Sechs Mandanten fragen am Vormittag nach: Belege angekommen? Termin bestätigt? Neue Adresse notiert? Sandra Weber öffnet die Sammelkarte, liest die sechs Antworten quer, ändert eine und schickt alle mit einem Klick.

Neue Mail aus dem Cockpit

Schnell getippt, sauber verschickt: KanzleiVoice korrigiert und formuliert im Ton der Kanzlei – und erkennt, was daraus folgt: Unterlagen, Fristen und eigene Zusagen.

  1. Fachkraft

    Schreiben wie gedacht Mandant wählen, Stichworte tippen – Tippfehler egal.

  2. KanzleiVoice

    Korrigieren und formulieren Rechtschreibung, Anrede und Gruß im Stil der Kanzlei.

  3. KanzleiVoice

    Folgen erkennen Unterlagen, Termine, Fristen und eigene Zusagen.

  4. Fachkraft

    Senden und nachhalten Erinnerung, Aufgabe und DATEV-Übergabe per Klick.

Jede Mail sitzt – und nichts daraus geht verloren.

Beispiel aus dem Alltag

Sandra Weber tippt flüchtig an Herrn Yilmaz: Vorbesprechung zur Betriebsprüfung, Fahrtenbücher mitbringen, „ich ruf sie vorher nochmal an“. KanzleiVoice korrigiert 14 Stellen und erkennt Termin, Unterlagen, Frist und ihre Zusage.

Alles Gesendete im Blick

Unter „Gesendet“ steht jede Mail, die das Cockpit verlassen hat: Antworten, neue Mails und alles, was KanzleiVoice selbst verschickt – mit vollem Text und Bezug.

  1. KanzleiVoice

    Alles festhalten Antworten, neue Mails, Bestätigungen und Erinnerungen.

  2. KanzleiVoice

    Ordnen und verknüpfen Nach Tagen, mit Mandant, Original und Folgeschritten.

  3. Fachkraft

    Finden und weiterarbeiten Suchen, filtern, nachfassen oder die Akte öffnen.

  4. Inhaber

    Ganzes Team im Blick Was das Team und KanzleiVoice verschickt haben.

Nichts verschwindet nach dem Senden.

Beispiel aus dem Alltag

Herr Fischer fragt bei Herrn Berg nach, ob seine Belege angekommen sind. Unter „Gesendet“ › „Ganzes Team“ sieht der Inhaber die Eingangsbestätigung, die KanzleiVoice am Morgen für Tom Reuter verschickt hat – mit vollem Text.

Telefon

Die Telefon-KI nimmt Anrufe an, beantwortet Standardfragen und bereitet Rückrufe vor. Welche Anrufe direkt zu Ihrem Team durchgestellt werden, legen Sie fest.

Anruf über die Telefon-KI

Die Telefon-KI nimmt jeden Anruf an, versteht das Anliegen und erledigt, was geht. Alles andere landet als vorbereitete Rückruf-Karte bei der richtigen Person.

  1. KanzleiVoice

    Anruf annehmen Rund um die Uhr, freundlich, im Namen der Kanzlei.

  2. KanzleiVoice

    Selbst erledigen Statusfragen nach Identitätsprüfung, Öffnungszeiten, Termine, Werbung.

  3. KanzleiVoice

    Rückruf vorbereiten Grund, Wunschzeit, Zusammenfassung und Transkript.

  4. Fachkraft

    Vorbereitet zurückrufen Zur Wunschzeit, mit allem Wissen – ohne Rückfrage-Pingpong.

Niemand wird aus der Arbeit gerissen – jeder Anruf ist dokumentiert.

Beispiel aus dem Alltag

Frau Dr. Kaya ruft an: Sie möchte ab Januar ästhetische Behandlungen anbieten und fragt nach der Umsatzsteuer. KanzleiVoice notiert den Grund und die Wunschzeit 12:30 bis 13:30 Uhr. Sandra Weber ruft genau dann an – vorbereitet.

„Wie ist der Stand?“

Die häufigste Mandantenfrage beantwortet KanzleiVoice selbst – am Telefon und per Mail. Die Fachkraft pflegt dafür nur den Stand, mit einem Klick.

  1. KanzleiVoice

    Statusfrage erkennen Per Telefon oder Mail: „Wie weit ist meine Erklärung?“

  2. KanzleiVoice

    Anrufer prüfen, Stand nennen Nach der Identitätsprüfung nennt KanzleiVoice den gepflegten Stand.

  3. Fachkraft

    Stand mit einem Klick setzen Acht Stufen zur Auswahl, dazu eine freie Ergänzung.

  4. KanzleiVoice

    Mandant informieren Jetzt per Mail – und bei jeder weiteren Frage automatisch.

Die häufigste Mandantenfrage kostet niemanden mehr Zeit.

Beispiel aus dem Alltag

Familie Schneider fragt nach der Einkommensteuer, ein Stand ist nicht gepflegt. Sandra Weber wählt „In Bearbeitung“ und ergänzt „Bescheinigung der Bank fehlt noch“. KanzleiVoice informiert die Familie – und beantwortet die nächste Frage selbst.

Durchgestelltes Gespräch und Protokoll

Durchgestellte Gespräche und eigene Anrufe aus dem Cockpit werden nicht aufgezeichnet. KanzleiVoice macht aus ein paar Stichworten Aufgaben, Notizen und Zusagen.

  1. KanzleiVoice

    Gespräch registrieren Wer, wann, wie lange – die Protokoll-Karte liegt bereit.

  2. Fachkraft

    Stichworte notieren Tippen oder diktieren, ein paar Stichworte reichen.

  3. KanzleiVoice

    Auswerten Aufgaben, Infos für die Akte und erkannte Zusagen.

  4. Fachkraft

    Übernehmen Aufgaben speichern, Zusage mit einem Klick automatisieren.

Kein Telefonat geht mehr verloren – ohne Protokollaufwand.

Beispiel aus dem Alltag

Nach sechs Minuten mit Herrn Hofmann diktiert Sandra Weber Stichworte: neues Kassensystem ab nächstem Monat, Belege der Filialen 2 und 3 kommen bis Montag. KanzleiVoice macht daraus zwei Aufgaben und eine Zusage, die automatisch nachgehalten wird.

Nachhalten

Zusagen, Belege, Unterlagen für geplante Aufträge und Rückfragen zu Buchungen: KanzleiVoice erinnert, bis die Sache erledigt ist – und hört von selbst auf.

Zusage automatisch nachhalten

Sagt ein Mandant etwas zu – „Die Unterlagen schicke ich Freitag“ –, erkennt KanzleiVoice das und hält es nach. Die Fachkraft startet den Ablauf mit einem Klick.

  1. KanzleiVoice

    Zusage erkennen In Mail, Anruf oder Protokoll: „kommt Freitag“.

  2. Fachkraft

    Ablauf starten Ein Klick – Kette und Termine sind vorgeschlagen.

  3. KanzleiVoice

    Nachhalten Erinnerungsmail, zweite Mail, Anruf durch KanzleiVoice.

  4. KanzleiVoice

    Eingang erkennen Kommt die Unterlage, endet der Ablauf von selbst.

Niemand muss sich Zusagen merken oder hinterhertelefonieren.

Beispiel aus dem Alltag

Herr Braun schreibt: „Die Abrechnung von der Hausverwaltung schicke ich Ihnen am Freitag.“ KanzleiVoice erkennt die Zusage, Sandra Weber startet den Ablauf per Klick. Kommt nichts, wird erinnert – geht sie ein, endet alles von selbst.

Unterlagen und Belege mit Vorlagen

Monatliche Belege, Unterlagen zur Einkommensteuer, Lohnänderungen: Mit Vorlagen erinnert KanzleiVoice ganze Mandantengruppen – und hakt ab, was eingegangen ist.

  1. Fachkraft

    Vorlage wählen Zum Beispiel „Belege Monatsende“, dazu die Mandantengruppe.

  2. KanzleiVoice

    Erinnern nach Plan Mail, zweite Mail, Anruf – je Mandant im Blick.

  3. KanzleiVoice

    Eingang erkennen Belege werden erkannt und der Mandant abgehakt.

  4. Fachkraft

    Nur Nachzügler bearbeiten Wer nie reagiert, landet bei der Fachkraft.

Belege kommen pünktlich, ohne dass jemand erinnern muss.

Beispiel aus dem Alltag

Die Vorlage „Belege Monatsende“ läuft für acht Mandanten. Vier haben ihre Belege für August schon geschickt. Die übrigen erinnert KanzleiVoice nach Plan per Mail und Anruf. Sandra Weber sieht den Stand je Mandant – und muss nichts tun.

Aufträge aus DATEV vorbereiten

Bei DATEV-Anbindung kennt KanzleiVoice die geplanten Aufträge. Wochen vor dem Start erinnert es an die Vorbereitung – Belegerinnerung, Mail oder Besprechung per Klick.

  1. KanzleiVoice

    Aufträge übernehmen Art, Mandant, Bearbeiter, Planbeginn und Planstunden.

  2. KanzleiVoice

    Rechtzeitig erinnern Mit Vorlauf je Auftragsart, beim Jahresabschluss 6 Wochen.

  3. Fachkraft

    Vorbereitung wählen Belegerinnerung, Mail, Besprechung oder kurze Info.

  4. KanzleiVoice

    Nachhalten Mail, zweite Mail, Anruf – bis die Unterlagen da sind.

Die Unterlagen sind da, wenn die Arbeit beginnt.

Beispiel aus dem Alltag

Der Jahresabschluss für Malerbetrieb Özdemir beginnt laut DATEV in sechs Wochen. Sandra Weber bekommt heute die Karte „Vorbereiten“. Ein Klick startet die Belegerinnerung mit Unterlagenliste – die erste Mail geht sofort raus.

Klärungsliste zu Buchungen

Unklare Buchungen gehen als verständliche Fragen an den Mandanten. Die Antworten kommen je Buchung sortiert zurück – mit Beleg, wenn einer mitgeschickt wird.

  1. Fachkraft

    Buchungen einfügen Unklare Buchungen aus DATEV einfügen oder hochladen.

  2. KanzleiVoice

    Fragen verschicken Verständlich formuliert, mit Antwort-Link.

  3. KanzleiVoice

    Antworten sammeln Per Link, Mail oder Telefon – sauber je Buchung.

  4. Fachkraft

    Übernehmen Antworten prüfen, Datei für DATEV herunterladen.

Rückfragen ohne Mail-Pingpong – sauber je Buchung.

Beispiel aus dem Alltag

Acht Bankbuchungen von Kleinkram & Co. sind unklar. KanzleiVoice fragt verständlich nach. Frau Schubert beantwortet fünf schriftlich, eine mit Rechnung, drei am Telefon. Zeile für Zeile wird grün, die Übergabedatei ist fertig.

Anfragen, Post und Rechnungen

Was keine Mandantenarbeit ist, landet nicht in der Liste Ihrer Fachkräfte. Anfragen und Bewerbungen werden vorqualifiziert, Werbung und Behördenpost sortiert, offene Honorare freundlich nachgehalten und Eingangsrechnungen geprüft.

Neumandanten und Bewerber

Mandatsanfragen und Bewerbungen ruft KanzleiVoice zurück, fragt die Kriterien der Kanzlei ab und bewertet das Ergebnis. Termin oder freundliche Absage folgen per Klick.

  1. KanzleiVoice

    Anfrage erkennen Per Mail, Formular oder Anruf – Mandat oder Bewerbung.

  2. Fachkraft

    Vorqualifizieren lassen Ein Klick – KanzleiVoice ruft an, live mitlesbar.

  3. KanzleiVoice

    Bewerten Punktwert nach Wunschprofil der Kanzlei oder Stellenprofil.

  4. Fachkraft

    Termin oder Absage Terminvorschlag oder fertige Absage per Mail.

Nur passende Mandate und Bewerber landen im Kalender.

Beispiel aus dem Alltag

Herr Becker sucht einen neuen Steuerberater für seine Photovoltaikanlage und eine vermietete Wohnung. KanzleiVoice ruft an, fragt Betreuung, Unterlagen und Fristen ab und kommt auf 86 Punkte. Mit einem Klick geht ein Terminvorschlag raus.

Werbung, Privates und Behördenpost

Nicht jede Nachricht ist Mandantenarbeit. Werbung wird gebündelt, Privates geht nur an die Empfängerin, Behörden- und Kammerpost an die zuständige Person.

  1. KanzleiVoice

    Einordnen Kein Mandantenbezug? Werbung, privat oder Behörde.

  2. KanzleiVoice

    Richtig verteilen Privates nur an die Empfängerin, Behördenpost zur Kenntnis.

  3. Fachkraft

    Absagen oder aussortieren Werbung mit einem Klick abgesagt oder still aussortiert.

  4. KanzleiVoice

    Künftig automatisch Regel für den Absender – das nächste Mal ohne Klick.

Die Liste enthält nur, was wirklich zu tun ist.

Beispiel aus dem Alltag

Drei Anbieter werben per Mail und Telefon. KanzleiVoice bündelt sie, Sandra Weber sagt mit einem Klick freundlich ab. Ihre persönliche Anmeldebestätigung zur Fortbildung sieht nur sie, die Info des Finanzamts liegt zur Kenntnis bereit.

Zahlungserinnerung Honorar

KanzleiVoice hält offene Honorare freundlich nach: erst per Mail, dann auf Wunsch am Telefon. Die offenen Rechnungen kommen aus der Akte oder einer Offene-Posten-Liste.

  1. KanzleiVoice

    Freundlich erinnern Mit Rechnungsnummer und Betrag, an Tag 14 und 28.

  2. Inhaber

    Anruf freigeben Der Inhaber entscheidet, ob KanzleiVoice anruft.

  3. KanzleiVoice

    Anrufen und notieren Zahlungszusage wird notiert und nachgehalten.

  4. KanzleiVoice

    Fragen weitergeben Hat der Mandant eine Frage, entsteht ein Rückruf.

Honorare werden konsequent, aber freundlich nachgehalten.

Beispiel aus dem Alltag

Die Rechnung an Fotostudio Licht & Form über 1.260 € ist seit 64 Tagen offen, zwei freundliche Mails blieben ohne Antwort. Herr Berg gibt den Anruf frei. KanzleiVoice ruft an: Herr Hartmann zahlt bis Freitag – die Zusage wird nachgehalten.

Rechnungen an die Kanzlei

Eingangsrechnungen der Kanzlei prüft KanzleiVoice gegen Aufträge, Vormonate und Bankverbindung. Der Inhaber gibt gebündelt frei, die Buchhaltung übernimmt.

  1. KanzleiVoice

    Rechnung erkennen Lieferant, Betrag, Fälligkeit und Skonto aus dem PDF.

  2. KanzleiVoice

    Prüfen und vorschlagen Gegen Auftrag, Vormonate, Bankverbindung – mit Konto.

  3. Inhaber

    Gebündelt freigeben Unauffälliges vorausgewählt, Auffälliges markiert.

  4. Buchhaltung

    An DATEV übergeben Mit Freigabevermerk und Buchungsvorschlag.

Freigabe in einer Minute – nichts Unbestelltes wird bezahlt.

Beispiel aus dem Alltag

Fünf Rechnungen liegen gebündelt bei Herrn Berg. Beim Fachverlag fehlt der Auftrag – angeboten war nur ein Probeabo. Er gibt die anderen vier frei und schickt die fertige Rückfrage. Julia Hahn übergibt sie an DATEV.

Arbeitsalltag

Konzentriert arbeiten, vor jedem Gespräch im Bild sein und im Urlaub nichts verpassen.

Fokuszeit

Konzentriert arbeiten, ohne unerreichbar zu sein: In der Fokuszeit nimmt KanzleiVoice alle Anrufe an und stellt nur echte Notfälle durch.

  1. Fachkraft

    Fokuszeit starten Ein Klick – „Für eine Stunde“, „Bis 12:00 Uhr“ oder den ganzen Tag.

  2. KanzleiVoice

    Alle Anrufe annehmen Anliegen erfassen, Rückrufe sauber vorbereiten.

  3. KanzleiVoice

    Nur Notfälle durchstellen Alles andere wartet geordnet in der Liste.

  4. KanzleiVoice

    Willkommen zurück Kurze Zusammenfassung, was in der Zeit passiert ist.

Stunden am Stück arbeiten – die Kanzlei bleibt erreichbar.

Beispiel aus dem Alltag

Sandra Weber startet eine Stunde Fokuszeit. KanzleiVoice beantwortet eine Frage von Herrn Hofmann, notiert den Rückrufwunsch von Frau Seidel, ordnet eine Abrechnung zu und weist einen Werbeanruf ab. Danach sieht sie alles auf einen Blick.

Mandantenakte und DATEV-Übergabe

Alles zu einem Mandanten an einem Ort: Überblick, Verlauf, Dokumente, Bearbeitungsstand und offene Rechnungen. Was DATEV braucht, geht als Übergabedatei hinaus.

  1. Fachkraft

    Mandant aufrufen Über die Suche oder aus der Mandantenliste.

  2. KanzleiVoice

    Akte zusammenstellen Überblick in drei Sätzen, Verlauf, Dokumente.

  3. Fachkraft

    Stand pflegen, markieren Bearbeitungsstand setzen, Einträge für DATEV wählen.

  4. KanzleiVoice

    Übergabe erstellen Datei für DATEV mit Vorschau und Download.

Vor jedem Gespräch in einer Minute im Bild.

Beispiel aus dem Alltag

Vor dem Termin mit Herrn Yilmaz öffnet Sandra Weber die Akte: letzte Anrufe, die Prüfungsanordnung, die Leasing-Kündigung und der Stand des Jahresabschlusses auf einen Blick. Drei Einträge markiert sie und lädt die Übergabedatei für DATEV.

Eskalation und Vertretung

Kritische Nachrichten erkennt KanzleiVoice an der Stimmung. Die gesendete Antwort bekommt der Inhaber zur Kenntnis. Bei Abwesenheit gehen Eingänge an die gewählte Vertretung.

  1. KanzleiVoice

    Stimmung erkennen Beschwerde, Ärger, Kündigungsandeutung.

  2. KanzleiVoice

    Zur Kenntnis vorlegen Die gesendete Antwort der Fachkraft – nie den Entwurf.

  3. Inhaber

    Persönlich reagieren Bei Bedarf selbst anrufen – Chefsache bleibt Chefsache.

  4. KanzleiVoice

    Vertretung regeln Eingänge gehen an die Vertretung, die der Inhaber wählt.

Nichts Kritisches bleibt liegen – auch nicht im Urlaub.

Beispiel aus dem Alltag

Das Café Lindenblüte beschwert sich zum zweiten Mal in vier Wochen – diesmal über eine Mahnung des Finanzamts. Sandra Weber antwortet, Herr Berg bekommt die gesendete Antwort zur Kenntnis und ruft Frau Vogt noch am selben Tag an.

Für den Inhaber

Der Kanzlei-Überblick zeigt, ob alles im Griff ist: offene Aufgaben im Team, die Kapazität der nächsten Wochen und die eingesparte Zeit. Aufgaben vergeben Sie per Diktat.

Kanzlei-Überblick für den Inhaber

Der Inhaber sieht auf einen Blick, ob alles im Griff ist – und woraus sich neue Automatisierungen lohnen. Belegt mit Zahlen statt Bauchgefühl.

  1. KanzleiVoice

    Ampel in drei Sätzen Alles im Griff? Was auffällt, was zu tun ist.

  2. KanzleiVoice

    Fünf Blickwinkel Team, offene Aufgaben, Anfragen, Automatisierung, Wirkung.

  3. KanzleiVoice

    Vorschläge ableiten Aus häufigen Anfragen werden Vorschläge.

  4. Inhaber

    Mit einem Klick umsetzen Vorschlag als Automatisierung anlegen.

Steuern statt suchen – mit belegbarer Wirkung.

Beispiel aus dem Alltag

Montagmorgen im Kanzlei-Überblick: Die Ampel steht auf Gelb, das Café Lindenblüte ist verärgert. Außerdem kamen in vier Wochen 37 Statusfragen. KanzleiVoice schlägt „Status-Info nach Abgabe“ vor, Herr Berg legt sie mit einem Klick an.

Offene Aufgaben im Team

Alles, was im Team offen ist, in einer Liste: Mails, Rückrufe, Zusagen, Bescheide, Aufträge und vergebene Aufgaben – gefiltert nach Mitarbeiter und Dringlichkeit.

  1. KanzleiVoice

    Alles zusammenführen Mail, Telefon und Aufgaben aller Personen – bei DATEV-Anbindung auch Aufträge.

  2. KanzleiVoice

    Fälligkeit bestimmen Aus Frist, Zusage oder Priorität – Überfälliges oben.

  3. Inhaber

    Filtern Nach Mitarbeiter und Dringlichkeit, dazu eine Suche.

  4. Inhaber

    Eingreifen Umverteilen, Priorität ändern oder Aufgabe vergeben.

Der Inhaber sieht, was offen ist – ohne nachzufragen.

Beispiel aus dem Alltag

Herr Berg sieht 38 offene Punkte im Team. Ein Klick auf „Überfällig“: Die Prüfung der Gemeinnützigkeit für den TSV Grünwald liegt bei Tom Reuter seit gestern. Er setzt sie auf dringend – Tom sieht das sofort in seiner Liste.

Aufgaben per Diktat vergeben

Der Inhaber spricht die Aufgabe einfach ein. KanzleiVoice erkennt Mitarbeiter, Mandant, Frist und Priorität – und fragt nach, bevor etwas Unklares angelegt wird.

  1. Inhaber

    Diktieren Wie zu einer Kollegin: wer, was, für wen, bis wann.

  2. KanzleiVoice

    Verstehen Mitarbeiter, Mandant, Frist und Priorität erkannt.

  3. KanzleiVoice

    Nachfragen Mandant mehrdeutig, Frist fehlt? Eine kurze Rückfrage.

  4. Inhaber

    Vergeben Ein Klick – die Aufgabe steht bei der Person unter „Heute“.

Aufgaben vergeben in 30 Sekunden – eindeutig und mit Frist.

Beispiel aus dem Alltag

Herr Berg diktiert: „Sandra soll bei Klein die fehlenden Belege fürs dritte Quartal anfordern. Das ist dringend.“ KanzleiVoice fragt: Immobilien Klein oder Kleinkram & Co.? Und bis wann? Zwei Klicks später steht die Aufgabe bei Sandra Weber.

Kapazität mit DATEV-Planwerten

Wer hat in den nächsten vier Wochen Luft? KanzleiVoice rechnet Soll, Urlaub, Planstunden der Aufträge – bei DATEV-Anbindung aus DATEV – und Mails und Telefon zusammen.

  1. KanzleiVoice

    Planwerte übernehmen Aufträge und Planstunden, Soll und Abwesenheiten.

  2. KanzleiVoice

    Kommunikation dazurechnen Aufwand für Mails und Telefon je Person.

  3. KanzleiVoice

    Engpässe erkennen Je Person und Woche – über 100 % markiert.

  4. Inhaber

    Umverteilen Vorschlag prüfen und mit einem Klick umsetzen.

Engpässe sehen, bevor sie entstehen.

Beispiel aus dem Alltag

Julia Hahn ist in drei Wochen zu 103 % verplant. KanzleiVoice schlägt vor, die Feststellungserklärung von Immobilien Klein (12 Std.) an Tom Reuter zu geben, der in dieser Woche noch 15 Stunden frei hat. Ein Klick – und die Woche passt.

Vertrauen und Kontrolle

Die Kontrolle bleibt in der Kanzlei

Routine läuft automatisch, die Verantwortung bleibt bei Ihnen – nachvollziehbar in jedem Schritt.

Freigabe

Nichts geht ohne Freigabe an Mandanten – außer Abläufen, die Sie selbst einschalten, etwa die Erinnerung an fehlende Belege.

Beratung

Die KI erteilt keine steuerliche Beratung. Fachliches geht vorbereitet an die zuständige Person.

Fristen

Erkannte Fristen werden übergeben, nicht verwaltet. Gesetzliche Fristen führen Sie weiter in DATEV.

Diskretion

Stand und Zahlen nennt die Telefon-KI nur nach einer Identitätsprüfung. Durchgestellte Gespräche werden nicht aufgezeichnet.

Nachweis

Jede Einschätzung mit Begründung, jeder Schritt im Verlauf der Mandantenakte.

Verschwiegenheit, Auftragsverarbeitung und Serverstandort: Recht & Vertraulichkeit

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